ビジネスメールを書く際、
一つのメールに一つのテーマを設けるのが基本ですが、
時には複数のテーマに触れる必要が生じることもあります。
そんなとき、どのようにメールを書けば、
相手に分かりやすく伝えることができるでしょうか？
この記事では、ビジネスメールで話題をスムーズに切り替えるための表現や
敬語の使い方をご紹介します。
テーマ切り替えの方法と接続詞の使い方（例文付き）
ビジネスメールで別の話題に移る際には、次の3つのアプローチがあります。
例文と共にご紹介します。
1. 直接的な表現を使う
「別の件ですが」や「話は変わりますが」といった表現を使うことで、
話題が変わることを明確に伝えることができます。
例：
件名：今後のプロジェクト進行と報告書について
お世話になっております。○○株式会社の△△です。
先日ご依頼いただきましたプロジェクトの進捗状況について、ご報告申し上げます。現在、予定通り進行しており、次回の会議までに最終確認を行う予定です。
さて、話は変わりますが、別件でお願いがございます。次回の会議資料に関して、追加のデータをご準備いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
2. 接続詞を活用する
「さて」「ところで」「次に」などの接続詞を使うことで、
自然に話題を移行できます。
例：
件名：打ち合わせの確認と今後の予定
お世話になっております。△△株式会社の□□です。
先日の打ち合わせに関しまして、内容確認のご連絡をいたします。お送りいただいた資料について、いくつか質問がございますので、別途お時間をいただければ幸いです。
次に、今後の予定に関してですが、来週の水曜日に再度ミーティングをお願いできればと思います。具体的な時間をご都合に合わせて調整いたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
3. 複数のテーマをメールの冒頭で示す
メールの最初に「今回は2つのテーマがあります」と前置きして、
順番に話題を展開することで、
複数のテーマを一通のメールで効果的に伝えることができます。
例：
件名：会議の内容確認と報告書作成について
お世話になっております。△△株式会社の□□です。
本日は、2点ご連絡させていただきます。まず、先日行われた会議の内容確認について。続いて、今後の報告書作成に関するお話です。
1点目ですが、会議の内容についていくつか補足が必要と考えておりますので、後日資料を送付させていただきます。
2点目に関しては、報告書の初稿を今週中にお送りする予定です。何か追加のご要望がございましたら、事前にお知らせください。
よろしくお願いいたします。
これらの例文を使って、相手にわかりやすく、
かつ丁寧に話題を切り替えることができます。
話題を切り替える際のポイント
新しい話題の意図を明確にする
新しいトピックに入る際には、その目的や理由を説明し、
相手に分かりやすく伝えることが大切です。
前の話題とのつながりを示す
関連性がある場合はそれを示し、一貫性を保つことが重要です。
もし関連がない場合は、その点も明確にしておくと良いでしょう。
新しいメールを検討する
話題が大幅に異なる場合は、別のメールを新しく作成するのが効果的です。
特に、メールのタイトルと内容が合わなくなってしまった場合は、
別々に送ることを考えましょう。
「話は変わりますが」の丁寧な表現
「話は変わりますが」という表現はビジネスシーンでも丁寧です。
ほかにも「お話は変わりますが」や「話を変えさせていただきますが」など、
状況に応じて使い分けると良いでしょう。
まとめ
ビジネスメールで話題を転換する際には、相手に分かりやすく、
整理された内容を意識することが大切です。
接続詞を適切に使い、新しいトピックの意図をしっかり伝えることで、
メールの流れがスムーズになります。
新しいメールを送信することも検討し、
受け手にとって分かりやすいコミュニケーションを心掛けましょう。
したっけ♪
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